Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, którego zadaniem jest rejestrowanie obrotu oraz podatku niezależnego od sprzedaży. Kasy fiskalne posiadają pamięć fiskalną oraz unikalny numer. Rolą pamięci fiskalnej jest zapisywanie informacji dotyczących kwot netto oraz podatku ustalonego według aktualnych stawek VAT. Łączy również kwoty podatku i należności brutto za towary bądź usługi za ostatnią dobę.
Program na którym
pracuje kasa fiskalna działa w oparciu o kody, które wprowadzone są do jej pamięci. Kody produktowe to nic innego jak lista towarów dostępnych do sprzedaży wraz z ich ceną. Po wprowadzeniu odpowiedniego zapisu, kasa odnajduje produkt w swojej pamięci i na rachunek nabija odpowiednią kwotę. Należność drukowana jest na paragonie, a dokonana sprzedaż rejestrowana jest w liczniku.
Korzystając z programu magazynowego i licznika, z łatwością można sprawdzić dokładny stan towarów w magazynie, śledzić postęp sprzedaży i określić, które towary sprzedają się lepiej, a na które w ogóle nie ma popytu.
Zanim kasy fiskalne trafią do użytku, są szczegółowo sprawdzane pod kątem odpowiedniego oprogramowania, funkcjonalności i budowy. Aby kasa fiskalna mogła rejestrować sprzedaż w przedsiębiorstwie, musi odpowiadać wszystkim punktom regulaminu ustanowionego przez Ministerstwo Finansów.
Żeby w odpowiedni sposób korzystać z kasy, trzeba bezwzględnie rejestrować na niej wszystkie transakcje oraz wydawać klientom paragony. Dodatkowo trzeba zwrócić szczególną uwagę na sporządzanie raportów kasowych dobowych oraz raportów miesięcznych. Taki raport musi być zamknięty przed transakcjami w kolejnym dniu (lub miesiącu).
Bardzo ważne jest również odpowiednie archiwizowanie kopii paragonów i raportów. Te dokumenty powinny towarzyszyć przedsiębiorcy przez kolejne pięć lat, po tym okresie tracą swoją ważność. Coraz częściej do archiwizowania stosuje się pamięć elektroniczną. Kopie elektroniczne dokumentów zapisuje się na karcie SD, a dostęp do konkretnych paragonów uzyskuje się poprzez wyszukanie odpowiedniej wartości. Jest to rozwiązanie znacznie bezpieczniejsze i wiadomo już, że w ciągu najbliższych lat zastąpi papierowe kopie dokumentów.
Drukarka fiskalna to kolejne urządzenie mające na celu rejestrowanie sprzedaży detalicznej z myślą o rozliczeniu podatku. W odróżnieniu od kasy fiskalnej, aby wykonywać swoje zadania potrzebuje urządzenia zewnętrznego - komputera. Dodatkowo, aby prowadzić rachunki sprzedażowe i rozliczeniowe, musi posiadać odpowiednie oprogramowanie.
Drukarka służy tylko do tego, aby zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, wystawiać paragony i zapisywać je na archiwalnej rolce papieru. Aby więc dostać się do bazy danych nie wystarczy, tak jak w przypadku kasy fiskalnej, posłużyć się odpowiednią komendą. Drukarka jest częścią systemu sprzedaży, a nie samodzielnym urządzeniem. Do pracy potrzebuje komputera i oprogramowania. Dzięki niemu, drukarka fiskalna skrupulatnie będzie rejestrowała wszystkie zdarzenia, wystawiała faktury i paragony oraz pozwoli na sprawdzanie dostępności towarów.
Ma to oczywiście cały szereg plusów: na komputerze można przeprowadzić analizę danych i sporządzić cele sprzedażowe. Znacznie ułatwiony jest dostęp do raportów i stanów magazynowych (te z kolei automatycznie aktualizują się po zmianie stanu towarów). Można łatwo zorientować się, na które towary jest popyt, a które zupełnie nie odpowiadają na potrzeby klientów. Poprzez odpowiednie korzystanie z programu można usprawnić swój sklep, sprawdzić wydajność pracowników i zobaczyć, w którym miejscu zespół popełnia błędy.
Drukarka fiskalna to szereg innowacyjnych rozwiązań, które mają pomóc w prowadzeniu sklepu. W połączeniu z komputerem pozwala skuteczniej prowadzić cały biznes. Tworzy pewnego rodzaju centrum sprzedażowe. Jest to optymalne rozwiązanie dla prężnie działających firm i dla tych, którzy chcą na bieżąco monitorować postępy swojej firmy.
Trwa spór: kasa fiskalna czy drukarka fiskalna? Samodzielne urządzenie czy zaawansowany program komputerowy działający w duecie z urządzeniem rejestrującym? W tej kwestii najlepiej poradzić się specjalisty, bo wiele zależy od tego na czym polega działalność firmy, jakie są jej wymagania i potrzeby oraz dalsze plany rozwoju.